Open Space або Відкритий Простір – це технологія проведення продуктивних зустрічей у групах від п’яти до 5000 чоловік (а може, і більше, але я не чув, що хтось спробував), створена Харісоном Оуеном у 1985/6 році. Вона характеризується цілеспрямованістю, різноманітністю, свободою, відповідальністю та самоорганізацією учасників.
Open Space технологія успішно застосовувалась у більш ніж 100 країнах для розробки нових продуктів і навчальних програм, обміну досвідом, міждисциплінарних досліджень, вирішення конфліктів і проведення конференцій. Її використовували найбільші державні, громадські та комерційні організації, такі як US West, TransNet, Boeing і AT&T, тощо. А я, особисто, використовував і для великих, і для малих організацій та груп, та з неодмінно корисним результатом!
Особливості
Open Space технологія ефективна там, де більш традиційні формати зустрічей не дають результатів. Там, де є конфлікти, складні й погано структуровані завдання, різнорідна аудиторія і брак часу для прийняття рішення. В її основі лежить філософія прийняття на себе відповідальності за те, що Вам дійсно важливо.
Технологія Відкритого Простору дозволяє забезпечити насичене і корисне спілкування протягом усього заходу, за умови, що усі учасники зацікавлені в отриманні результату. Саме тому я постійно наполягаю, щоби на захід, котрий проводиться за технологією Відкритого Простору, запрошували лише дійсно зацікавлених тематикою зустрічі, а не “мертвих душ” заради “галочки”. Хоча, якщо такі й потрапляють на Відкритий Простір, то або вони “оживають” завдяки принципам, атмосфері та закону ВП та втягуються у дискусію, або швидко зникають.
“Відкритий Простір діє завдяки високому рівню зацікавленості учасників, пристрасті, котра окреслена відповідальністю та надихається свободою.” (Open Space runs on passion, bounded by responsibility and fueled by freedom). Вже й не пам’ятаю, хто саме так влучно і поетично охарактеризував цю чудову технологію!
Проведення Відкритого Простору зумовлюється наявністю для організації чи спільноти важливого і актуального питання. Це питання має стосуватись нагальної, гарячої, часом суперечливої проблеми, яка може містити потенційний конфлікт. Для знаходження рішення чи відповіді на питання, корисно залучати сторони з різними інтересами та з різних структурних ланок організації чи спільноти.
Зустріч у форматі Відкритого Простору не має фіксованої програми, не містить заздалегіть підготовлених виступів експертів та презентацій. Під час проведення Відкритого Простору відсутні регалії, титули, посади. Учасники самі беруть на себе відповідальність за перебіг та результати заходу.
Під час перших години – двох, учасники за допомогою фасилітатора формулюють порядок денний. Початковий опір або невизначеність, котрі можуть виникнути із незвичності формату, поступово зникають, учасники стають більш роскуті, спрямовують увагу більше на зміст, ніж на форму, розкривають свій потенціал і готові об’єднуватись у команди, ініціювати нові теми, ідеї та брати на себе відповідальність за їх втілення.
Група із 100 учасників ініціює, у середньому, 20-30 тем у рамках центральної теми обговорення. Результати обговорень під час Відкритого Простору документуються, а по завершенню заходу кожен учасник отримує книгу, яка містить протоколи всіх обговорень з контактами ініціаторів обговорень.
Тривалість заходу Відкритого Простору може бути від 4 годин до 3-5 днів. Залежить від кількості учасників та поставлених завдань.
Місце проведення має відповідати певним вимогам: можливість зібрати усіх учасників у широке коло чи напів-коло (можна у декілька рядів), можливість організувати “стіну/дошку пропозицій”, можливість учасникам розійтись у потрібну кількість малих груп для обговорення висунутих пропозицій та обладнання цих місць необхідними матеріалами, можливість мати місця перекусу з фруктами, овочами, напоями.
Критерії доречності застосування технології Відкритого Простору.
Харісон Оуен, автор Технології Відкритого Простору, пояснює, що його підхід найкраще працює, коли збережено такі критерії:
- Збираються розглянути реальну проблему, рішення якої ще немає і вона потребує поглиблення її розуміння чи очікуваних результатів.
- Різноманіття залучених учасників, необхідних для вирішення проблеми, та їх зацікавленість в отриманні результату.
- Наявність реального або потенційного конфлікту, котрий торкається учасників обговорення та робить їх небайдужими.
- Терміновість вирішення центрального питання («діяти необхідно було ще вчора»).
Принципи
Відбувається – що відбувається. Тобто, відбувається те, що Ви хочете, щоб відбувалось, або дозволяєте відбуватись, якщо нічого не робите, щоби змінити ситуацію. Коли чимось не задоволені, або щось робіть, щоби змінити ситуацію, або змініть своє ставлення до неї, приймайте її, як вона є. Це – про відповідальність та усвідомлення своїх можливостей.
Починаємо, коли починається. Тобто, хоча ми й маємо часові рамки, наприклад, початку й кінця дискусій у групах, але розпочинати роботу можна вже тоді, коли Ви відчули, що вже готові розпочати, і зовсім не обов’язково когось ще чекати (якщо попередньо про це не домовлялись, звичайно), або починати точно у призначений час, якщо Ви ще не готові розпочати дискусію та Вам ще щось потрібно владнати. Інші можуть почати її за Вас, наприклад, якщо Ви так бажаєте.
Є, хто є. Тобто, усі, хто вже прийшов до Вас на обговорення – це саме ті люди, котрі у даний момент найбільш зацікавлені взяти участь і саме з ними корисно усе обговорювати, а не сумувати за тими, кого немає чи вичікувати когось, хто може й не з’явитись, навіть якщо він/вона знані експерти з теми обговорення.
Навіть, якщо так трапиться, що Ви будете єдиною особою у Вашій групі, – це не привід засмучуватись та закінчувати роботу! Працюйте самостійно: записуйте свої ідеї у протокол, бо, можливо, Ви саме зараз і саме тут – єдиний та найкращий знавець чи зацікавлена особа у темі обговорення. Завжди приємно поспілкуватись із цікавою людиною!
Закінчуємо, коли закінчується. Тобто, якщо тема вичерпана, а час ще лишається, зовсім не потрібно висиджувати щось ще, а можна завершити обговорення (обов’язково усе запишіть у протокол!) та збагатити своєю присутністю інші групи, або ж відпочити. Водночас, якщо час уже вичерпано, а тему ще ні, Ви можете не обривати дискусію, а домовитись продовжити обговорення в іншому місці, бо, за планом, Ваше місце може бути зайняте іншою дискусійною групою, але це не буде перешкодою продовженню Вашого обміну ідеями та думками!
Закон “двох ніг” або свободи пересування, констатує Ваше право вільно, але не заважаючи іншим, переходити з групи в групу, якщо Ви відчуваєте у тому потребу. Коли Ви відчули, що вже все сказали чи з’ясували, то спокійно залишайте групу обговорювати тему далі, а самі переходьте в іншу, або ж до місць підкріплення сил напоями та наїдками чи на відпочинок!
Пам’ятайте! Ви можете вільно змінювати свій стан з енергійної робочої бджілки на прекрасного безтурботного метелика і навпаки! Обидві ці істоти важливі у Відкритому Просторі, а ще важливіше – можливість перевтілюватись із однієї в іншу. У відповідності до Вашого внутрішнього стану!
Заклик “Будьте готові до несподіванок!” налаштовує на відкритість та творчість, прийняття різних точок зору та пошуку оригінальних рішень. Навіть з того боку, звідки й не очікували.
Схема проведення
- Початкове коло, вступне слово організаторів, представлення фасилітаторів
- Пояснення принципів та закону Відкритого Простору, попередження, метафоричних істот, технічних деталей
- Висування пропозицій до обговорення, заповнення дошки/стіни пропозицій
- “Ринок” – час обговорення та усвідомлення тем, запис на відвідування
- Робота дискусійних груп, ведення протоколів зустрічей/дискусій
- Ознайомлення з результатами роботи груп
- Планування наступних кроків
- Завершальне коло, відгуки
Використайте Технологію Відкритого Простору для досягнення кращих результатів, згуртування своєї команди, виявлення неформальних лідерів, плекання ініціативи, самоорганізації та відповідальності в Вашій організації!
Звертайтесь! Ми завжди готові розкрити для Вас усі можливості та надбання технології Відкритого Простору!